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Tout savoir sur la gestion d'événements pour les clubs de golf

L’organisation d’événements peut être un facteur important de revenus pour les clubs de golf pour de nombreuses raisons. Cependant, ils sont souvent négligés par la direction.

Comme vous le savez déjà, la gestion d'un terrain de golf exige que les opérateurs portent plusieurs casquettes. 

Ainsi, l’optimisation de la stratégie de gestion d'événements se retrouve souvent à la traîne derrière les services aux membres, les opérations de golf, la gestion des restaurants et la gestion du pro shop.

Cependant, il est préférable de ne pas ignorer cette source de revenus. Les terrains de golf sont des hôtes d'événements confirmés de par les tournois qu’ils organisent. En fait, cette force donne confiance au public dans ses capacités générales d'accueil d'événements.

De plus, les golfeurs et les non-golfeurs savent que les terrains de golf offrent généralement des commodités luxueuses, des salles de banquet et de magnifiques paysages naturels. Il n'est donc pas surprenant que de nombreuses propriétés soient favorisées pour organiser des évènements.

Avec 57% des golfeurs milléniaux qui affirment que la socialisation et les événements sont une partie importante de leur expérience dans un club de golf, il est plus qu'évident que la tenue d'événements et de tournois de qualité est essentielle au succès à long terme de l'industrie.

La gestion des événements et de l'accueil n'est pas un domaine facile. Vous avez pour mission de rendre les gens heureux et ce n’est pas une tâche facile. 

Voici donc notre guide complet qui couvre tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur les tournois et les événements que votre club de golf devrait organiser.

Chapitre 1

VOTRE TERRAIN DE GOLF EST L'ENDROIT IDÉAL POUR LES ÉVÉNEMENTS PRIVÉS

Votre terrain de golf accueille-t-il des événements privés ? 

Vos infrastructures, le magnifique paysage qui l'entoure et l'expérience de votre personnel en matière de service à la clientèle et d'accueil font de votre terrain de golf un endroit de choix pour accueillir des événements de toutes sortes et de toutes tailles.

Les événements privés les plus populaires auprès des clubs de golf : 

  • Mariages
  • Anniversaires
  • Départs d'entreprise
  • Collectes de fonds de bienfaisance
  • Réunions d'entreprise
  • Banquets
  • Bar Mitzvahs
  • Dîners exclusifs aux membres
  • Événements des Fêtes
  • Et bien d'autres types d'événements !

La gestion d'événements peut être une source de revenus très lucrative. Les gens ont à cœur de rendre leurs événements mémorables et sont prêts à payer une prime pour s'assurer que tout se déroule parfaitement.

Si vous avez une salle de banquet, un salon ou même un espace de cérémonie de mariage, vous devriez insister pour organiser ce genre d’événements.

Ce livre blanc gratuit vous aidera à mettre en place une stratégie efficaces pour mener à bien vos évènements. 

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Chapitre 2

ÉLABORATION D'UNE STRATÉGIE DE LOCATION D'ESPACE POUR LES ÉVÉNEMENTS

La gestion d'événements n'est pas simple. Comme nous l'avons déjà dit, il n'est pas facile de rendre les gens heureux, surtout lorsqu'ils sont stressés à l'idée de réussir leur événement.

Il existe de nombreuses bonnes pratiques à suivre pour élaborer vos règles de gestion d'événements, vos lignes directrices et votre stratégie globale.

Facteurs clés de la gestion d'un événement sur un terrain de golf :

  • Effectif
  • Promotion de vos espaces
  • Création d'une stratégie de vente d'espaces
  • Politique de réservation
  • Fournisseurs et partenariats
  • Types d'événements
  • Événements axés sur les membres
  • Outils technologiques

Il est important de ne négliger aucun de ces éléments, cela contribuera à assurer le bon déroulement de tout événement prévu sur votre propriété. 

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Chapitre 3

RÉDUIRE LE STRESS LIÉ À L’EFFECTIF DE VOS ÉVÉNEMENTS

Ce qui rend un événement vraiment spécial, ce sont les gens qui le rendent possible. 

Une seule mauvaise interaction avec le client suffit à gâcher la journée.

C'est pourquoi votre effectif est essentiel à l'organisation d'un excellent événement. Vous aurez besoin d'une stratégie pour attirer, former et retenir du personnel de qualité qui sait comment rendre les invités heureux.

Le coordonnateur d’événements est la personne la plus directement impliquée dans tout tournoi ou événement organisé sur votre terrain de golf, et il sera ultimement responsable de s'assurer que la satisfaction à l'égard de tout événement organisé dans votre établissement est élevée. 

Cette personne planifiera et exécutera les tournois, gérera les réservations de groupe et coordonnera avec les planificateurs d'événements externes. 

Votre coordonnateur d'événements sera votre interlocuteur pour la planification et la programmation de tout événement sur votre propriété, y compris la coordination avec le personnel de soutien, le personnel du restaurant et la direction au besoin.

Les coordonnateurs d'événements doivent être sociables et accueillants pour tous les invités. Pour ce rôle, les compétences d'accueil sont importantes, surtout lorsqu'il s'agit de diriger les invités, de gérer les commentaires et les critiques, et d'aller plus loin pour créer des expériences incroyables.

Le coordonnateur des événements sera responsable de créer un horaire pour chaque événement ou tournoi de l'organisation et d'aligner l'ensemble de l'opération en fonction des besoins de chaque occasion sur l'horaire. 

Les jours d'événement, le coordonnateur sera présent pour s'assurer que la signalisation, les directives et l'horaire sont clairs et compréhensibles pour les invités. Il informera également tous les membres du personnel concernés afin de s'assurer que les installations peuvent accueillir les invités.

Chapitre 4

PROMOUVOIR L'ESPACE ÉVÉNEMENTIEL DE VOTRE TERRAIN DE GOLF

Si vous voulez vendre un espace événementiel, vous avez besoin de planificateurs d'événements pour faire de votre terrain un lieu parfait pour accueillir les invités.

En d'autres termes, vous avez besoin d'une stratégie de marketing événementiel.

Pour réussir la mise en œuvre d'une stratégie de marketing événementiel, vous devrez mettre sur pied une campagne pour vous assurer que l'information est facilement accessible et que la sensibilisation est largement diffusée.

Composantes d'une stratégie de marketing événementielle et hôtelière : 

  • Pages web dédiées
  • Le bouche-à-oreille et les références
  • Marketing des médias sociaux
  • Marketing numérique

Peu importe le plan marketing que vous développez, il devra contenir quelques-uns de ces éléments si ce n’est tous. 

Chapitre 5

VOUS AVEZ BESOIN D'UNE PAGE WEB DÉDIÉE

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Si vous comptez vraiment investir dans l’évènementiel, vous avez absolument besoin d'une section dédiée sur le site Web de votre terrain de golf.

Votre site Web est l’un des premiers endroits où les personnes intéressées pourront obtenir de l'information, vous devez donc avoir une page attrayante qui met en valeur vos belles installations.

Assurez-vous d'inclure des photos des événements précédents, des témoignages et des détails clairs sur votre espace comme les dimensions, les capacités et les services.

N’affichez pas les prix. Invitez plutôt un client potentiel à appeler et à réserver une visite, c’est lors de la visite que vous pourrez mentionner vos tarifs.

N'oubliez pas qu'une page Web bien optimisée augmente vos chances d’être mieux référencé sur Google.

L'ajout d'un outil de réservation d'événements en ligne peut vous aider à rendre la location d'espaces d'événements plus facile, surtout si votre réservation en ligne offre une interface conviviale et des options de paiement en ligne.

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Chapitre 6

LE BOUCHE-À-OREILLE EST VOTRE PRINCIPAL MOTEUR DE CROISSANCE

Le bouche-à-oreille est votre meilleure publicité.

Tant d'événements, en particulier les mariages, impliquent un tel degré d'investissement émotionnel. C'est pourquoi les amis et la famille de confiance ont une influence majeure dans le choix d'un espace pour ces événements importants.

 

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Le bouche-à-oreille joue également un rôle important dans le développement de relations avec les organisateurs d'événements. Ces partenaires recommanderont vos installations si vous obtenez leur confiance. 

Une mauvaise expérience pour un planificateur d'événements peut ruiner son image, alors assurez-vous de proposer la meilleure expérience possible.

Pour générer du bouche-à-oreille positif, il faut mettre en place des événements exceptionnels, anticiper les problèmes et maintenir une communication claire.

Chapitre 7

LES MÉDIAS SOCIAUX ET LE MARKETING NUMÉRIQUE SONT DES CANAUX IMPORTANTS

Les médias sociaux et le marketing numérique sont des canaux qui peuvent générer plus de réservations. Cependant, vous aurez besoin de mettre sur pied une campagne bien pensée afin de générer des intentions de réservation.

Les médias sociaux sont un excellent moyen de partager des témoignages et des histoires sur des événements passés réussis. Utilisez de bonnes photos pour mettre en valeur vos événements. 

Si vous avez une stratégie de paiement par clic sur les médias sociaux et sur Google Ads et que vous avez de l'expérience dans l'exécution de ce type de campagnes, vous pouvez cibler des mots-clés en rapport avec l’événementiel. N’oubliez pas de bien localiser vos annonces. 

Effectuez cette stratégie que si vous savez ce que vous faites et que vous avez réussi avec des campagnes de paiement par clic dans le passé, car ces campagnes peuvent être très coûteuses.

N'oubliez pas que de nombreuses personnes qui assistent à des événements chez vous prendront des photos et les afficheront en ligne sur leurs médias sociaux. Profitez de ce phénomène pour créer et promouvoir vos espaces photo. Ensuite, encouragez les visiteurs à utiliser un hashtag de votre marque dans leurs messages en plaçant subtilement ce dernier sur les principales attractions.

Idées de photos Instagram :

  • Des vues magnifiques depuis le trou signature de votre club
  • Des salons branchés dans votre salle de réception ou de banquet
  • Photo avec la coupe d'un golfeur célèbre
  • Photo avec une voiture rare ou un objet spécial comme un trophée ou des souvenirs
  • Tout ce qui attire l'attention sur votre propriété

La construction et l'image de marque de ces espaces sont un excellent moyen de ravir les invités, en particulier les jeunes qui cherchent à prendre le meilleur cliché de la soirée.

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Chapitre 8

COMMENT ÉLABORER UNE STRATÉGIE DE VENTE D'ESPACES

Félicitations, votre marketing fonctionne ! Vous générez un certain intérêt et maintenant vous avez quelqu'un qui veut jeter un coup d'oeil à votre espace pour voir s'il répondra à leurs besoins.

Avant de commencer à planifier des événements, vous devez d'abord conclure certaines ventes avec succès. Ainsi, la première étape pour générer des réservations d'espaces est de mettre en place une stratégie de vente.

Votre stratégie de vente commence par la mise sur pied d'une petite équipe d'employés spécialisés dans la vente d'espaces événementiels et la coordination avec les planificateurs et les invités.

Nous appellerons cette personne le "Coordinateur d'événements", cependant, ce poste peut avoir plusieurs titres différents comme Directeur d’accueil.

Généralement, la personne responsable de la gestion des événements et de la réservation des locations d'espace agira également en tant que votre personnel de vente d'événements.

Lorsqu'un planificateur d'événements souhaite visiter votre salle, il s'informera et réservera une visite. L'objectif de votre coordonnateur d'événement devrait être d’organiser ce genre de visite.

Pendant la visite, votre but est d'épater le planificateur de l'événement, qui sera surement accompagné par les intervenants de l'événement (les mariés, par exemple).

Comment mettre en valeur le site de votre terrain de golf lors d'une visite guidée

  • Aidez le planificateur d'événement à imaginer l'événement
  • Demandez à quoi ressemblerait leur événement idéal
  • Démontrez comment votre événement répondrait à leur vision
  • Faites plus que simplement montrer l'espace, raconter l'histoire et donner le contexte
  • Montrez comment des événements similaires se sont passés

Une fois la visite terminée, remerciez-les et dites-leur que vous ferez un suivi dans les prochains jours. Il y aura beaucoup de détails à confirmer et à trier avant de mettre à disposition votre espace et d'encaisser vos chèques.

Chapitre 9

ÉLABORER UNE POLITIQUE DE RÉSERVATION INVULNÉRABLE

Afin d'accélérer le processus de création d'une signature et de réduire toute confusion possible, vous et votre coordonnateur d'événements devez élaborer une politique de réservation claire.

Cette politique détaille toutes les modalités de location de votre espace pour tout événement.

Pour que quiconque puisse louer votre espace, il devra accepter et respecter toutes les conditions énoncées dans la politique de réservation. Ces dernières peuvent varier d'un événement à l'autre, mais certaines politiques générales s'appliquent à toutes les réservations.

Votre politique de réservation d'espace d'événement peut inclure :

  • Heure d'arrivée et de départ
  • Règles de nettoyage
  • Procédures d'annulation
  • Exigences du fournisseur
  • Exigences en matière de restauration
  • Besoins internes des employés
  • Temps calme
  • Pourcentage de vente des billets
  • Pourcentage des ventes de marchandises
  • Exigences relatives au permis d'alcool
  • Instructions de livraison
  • Santé et sécurité générales
  • Capacité maximale
  • Mentions légales
  • Exigences en matière d'assurance

Dans le cadre de tout contrat que vous proposez pour la location de votre espace, assurez-vous que votre politique est clairement énoncée et acceptée par les deux parties.

Bien sûr, certaines parties de votre politique de réservation peuvent être négociables. Souvent, les planificateurs d'événements vous demanderont de renoncer aux exigences de votre fournisseur et de votre service de traiteur s'ils ont leur propre fournisseur préféré.

Le problème, c'est que vous ne voulez pas entacher la réputation de votre installation en faisant affaire avec un fournisseur inconnu qui ne connaît pas l'aménagement, les limites et les exigences de votre installation.

Soyez très prudent et faites preuve d'une certaine diligence raisonnable pour vous assurer qu'on peut faire confiance à tout fournisseur inconnu. Vous pouvez également facturer des frais si vous n'utilisez pas votre fournisseur habituel.

Types de fournisseurs :

  • Restauration
  • Alcool
  • Décorations
  • DJs et divertissement
  • Son, éclairage et audiovisuel

Exiger que les loueurs d'espaces s'en tiennent à vos fournisseurs préférés est la meilleure stratégie pour s'assurer que vos événements se déroulent le plus harmonieusement possible. De plus, si vous avez besoin que votre personnel de cuisine soit embauché pour la restauration et l'alcool, vous pouvez générer des revenus supplémentaires.

Une fois que les deux parties se sont entendues sur la politique, le prix et le contrat, vous devriez pouvoir organiser un événement exceptionnel !

Chapitre 10

CRÉER DE LA VALEUR POUR LES MEMBRES GRÂCE À DES ÉVÉNEMENTS DÉDIÉS

Les terrains de golf privés et semi-privés accueillent souvent des événements pour les membres.

Généralement, nous voyons deux types d'événements, des événements privés qui ne sont ouverts qu'aux membres du club, et des événements semi-privés qui ouvrent le club aux publics.

Les événements privés sont conçus pour créer de la valeur et de l'exclusivité pour vos membres. Généralement, ces événements sont des dîners spéciaux en soirée avec des événements et des activités qui prennent place après un tournoi. 

Idées d'activités privées pour les membres :

  • Soirée homard
  • Dîner en blanc
  • Soirée de remise des prix et gala
  • Journée familiale
  • Événements sur le thème des Fêtes

Les événements semi-privés ouvrent les portes du club au public et permettent aux non-membres de visiter les lieux. Ces événements représentent une excellente occasion pour les clubs de golf de présenter le club à de nouveaux membres potentiels.

Idées d'événements semi-privés :

  • Soirée d'ouverture et de fermeture
  • Championnats annuels
  • Oeuvres de bienfaisance

Quel que soit l'événement que vous organisez, n'oubliez pas que votre but est d'accroître l'engagement des membres envers votre club. Les membres qui apprécient vos événements et y assistent encore et encore sont plus susceptibles de renouveler leur adhésion chaque année, alors assurez-vous que vos événements soient attrayants et amusants pour votre base de membres.

Chapitre 11

DES STRATÉGIES DE GESTION POUR VOS ÉVÉNEMENTS PRIVÉS

La plupart des événements ressemblent à des banquets privés, sauf que le coordonnateur des événements est responsable de la réservation de l'événement et qu'il assumera le rôle de planificateur d'événement. 

Votre personne clé sera votre coordonnateur d'événements, qui travaillera avec le personnel de cuisine et d'accueil pour s'assurer que l'événement se déroule bien et que tous les invités soient satisfaits. Idéalement, votre coordonnateur d'événements aura une certaine expérience dans la planification d'événements, de sorte que vous pouvez être assuré que tous les événements organisés par les membres sur votre terrain de golf soient exceptionnels.

Idées créatives pour les activités des membres non-golfeurs :

  • Club de yoga
  • Soirées en famille
  • Soirée jeux (poker, etc.)
  • Tournois de golf frisbee

Pour vous assurer que vos événements soient populaires, envisagez de faire participer les membres à un comité. Permettre aux membres de planifier et de participer à vos offres d'événements est précieux pour comprendre leurs attentes.

Chapitre 12

OUTILS TECHNOLOGIQUES POUR LA GESTION D'ÉVÉNEMENTS

Il existe de nombreux outils technologiques qui peuvent vous aider à réserver plus d'événements et à mieux les gérer.

Les plates-formes de gestion des terrains de golf aident également les opérateurs à planifier des événements avec des calendriers, des réservations en ligne, des paiements et des inscriptions.

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Les outils de réservation peuvent aider à générer plus de réservations en réduisant les frictions grâce à une interface simple et un affichage clair des départs disponibles. Ces outils facilitent particulièrement la réservation d'événements moins compliqués comme les réunions d'entreprise et les petits banquets.

Vous pouvez également bénéficier de l'inscription de votre terrain de golf sur les marchés de location d'événements en ligne comme Breather. Tout comme Airbnb, ces sites Web permettent aux clients de réserver des espaces de réunions et d'événements par le biais d'une interface en ligne où les propriétaires peuvent inscrire leurs entreprises. 

Cependant, assurez-vous d'avoir un calendrier à jour et une politique très claire sur les types d'événements que vous pouvez organiser et les politiques d'utilisation qui doivent être respectées.

Chapitre 13

TIRER LE MEILLEUR PARTI DE VOTRE STRATÉGIE DE GESTION D'ÉVÉNEMENTS

La gestion d'événements n'est pas un domaine facile. Du marketing à la vente, en passant par l'exécution : il est extrêmement difficile d'assurer la satisfaction de tous les participants et le bon fonctionnement de l'entreprise.

La bonne nouvelle, c'est qu'avec de bons processus, une politique claire et une bonne communication avec votre coordonnateur d'événements et vos clients, vous pouvez profiter de la valeur de votre propriété pour générer des profits supplémentaires tout en participant aux bonheurs des gens.

Si vous pensez ne pas générer suffisamment de réservations ou de revenus à partir de votre espace événementiel, il est peut-être temps de repenser votre stratégie de gestion d'événements.

Examinez votre entreprise, comparez et évaluez le fonctionnement de chaque élément de votre stratégie. Il y a de fortes chances que votre entreprise puisse optimiser certains domaines. 

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